分組在家上班一個月的心得
Joe 分享公司 2 月底決定分組在家工作的來龍去脈：為什麼這樣分、平常靠哪些雲端工具撐著，以及試了兩週為什麼又改了做法。
主講 Joe 張國洋 · 讀 4 分鐘 · 原片 24 分 · EP055，2020-04-09 看原片 ↗
先知道
節目的題目遠端工作心得分享&你會需要的線上工具
這集是 Joe 一個人講。
怎麼做
為了風險控管先動手
Joe 在 2 月 29 日做決定，3 月 1 日早上發內部公告。他的想法是風險管理不用預估會不會發生，只要發生了影響很大，就該先做準備。
不只分樓層，也不全員在家
同一棟大樓的電梯共用，萬一別家公司有人確診整棟都可能被封，所以分樓層擋不住風險。另一方面設備和實體課程都在公司，不可能全部人待在家，最後決定兩組人輪流，一週在家、一週進辦公室。
平常的基礎建設是關鍵
公司本來有 99% 的日常檔案已經數位化、雲端化，加上幾乎九成同仁用筆電，Joe 說八成的問題因此一開始就解決了。
一套工具各管一件事
檔案放 Google Drive（個人多台電腦則推薦 Dropbox），派工和進度用 Trello，行程用 Google Calendar，客戶資料是自己開發的雲端工具，信箱用 Gmail。
兩週後的檢討
風險確實降低，軟硬體也不太有問題，麻煩的是效率。在家容易被瑣事打斷，有人跑去咖啡店反而增加感染風險；會計這類要處理單據、跑銀行的職務也很不方便。所以改成兩組分到兩個據點、隔週交換。
逐段聽
點時碼直接跳到原片的那一段。
| 00:07 | 開場 | Joe 說公司 3 月初開始分組在家工作，到月底有些心得想分享 |
| 01:10 | 為什麼是 2 月底 | 當時全球疫情還沒被認真看待，但台灣出現院內感染，讓他擔心社區感染遲早會發生 |
| 03:02 | 風險管理的思維 | 重點不在預估機率，而是萬一發生衝擊很大就該先預防，所以決定超前部署 |
| 04:19 | 營運的擔心 | 公開班實體課程占比高，一旦整個辦公室被要求隔離，兩三週的課都開不了 |
| 06:27 | 為什麼不只分樓層 | 第一版想法是兩間教室分樓上樓下，但電梯共用、整棟大樓可能被封，所以放棄 |
| 07:45 | 兩組輪流 | 一組在家、一組進辦公室，兩組平常不碰面；設備和實體課程的備課需要有人在現場，所以不全員在家 |
| 08:48 | 以週為單位輪替 | 兩組每週輪一次；別家有隔天輪的，他們覺得那樣擾動太大。三、四天內就排好同性質工作的互相備援 |
| 10:05 | 平常打好的基礎 | 檔案本來就雲端化，遠端工作需要的是軟體、檔案、派工、會議、行事曆這幾項 |
| 11:44 | 檔案：雲端硬碟 | 全部放 Google Drive，要設計好結構與權限；同步有時不太可靠，個人多機使用他覺得 Dropbox 不錯 |
| 13:18 | 派工：Trello | 把工單變成卡片放在虛擬桌面上，誰在做什麼、何時完成都看得到 |
| 14:21 | 行事曆、客戶與信箱 | 行程統一放 Google Calendar，客戶管理是自己開發的雲端工具，信箱用 Gmail |
| 15:58 | 筆電與遇到的小問題 | 同仁幾乎都配筆電，帶回家就能做；比較花時間的是舊 NAS 的遠端存取 |
| 17:02 | 遠端開會 | 年前就在研究 Zoom 並買了付費版；因為客戶用的工具不同，LINE、Hangouts、Skype 也都用過 |
| 19:28 | 效率才是難題 | 在家容易被家事打斷，跑咖啡店又增加感染風險，會計等職務也離不開單據和銀行 |
| 21:17 | 調整後的新做法 | 改成一組留在原辦公室、一組去另一個據點的教室，隔週交換，同事在身邊、設備也在手邊 |
原話
名詞與人物
- 分組辦公
- 把同仁分成兩組，一組在家、一組進辦公室，兩組平常不碰面，用來降低整間公司同時被隔離的風險
- Google Drive
- 公司存放所有工作檔案的雲端硬碟，要事先設計檔案結構和權限
- Dropbox
- Joe 個人很早就在用的雲端硬碟，適合一個人在多台電腦間工作
- Trello
- 把工單做成卡片的派工與進度追蹤工具
- NAS
- 公司放不常存取大檔案的網路儲存設備，因為較舊，遠端存取花了不少時間處理
- Zoom
- 公司年前就在研究的視訊會議軟體，疫情期間拿來當內部會議工具
延伸
- Joe 看到院內感染就決定動手，是因為想起 SARS：當年的破口也是醫院清潔工感染後在病房四處移動，才把病毒傳開。