大人的Small Talk

職場說話

說話三基本功：結構、修辭、敘事

Bryan 回答三個常被問的說話難題：老闆一問就卡住、怎麼講自己的優點不惹人厭、新主管怎麼糾正部屬才不會吵起來。

主講 Bryan 姚詩豪　·　讀 4 分鐘　·　原片 47 分　·　EP307，2022-11-14　看原片 ↗

先知道

節目的題目總被人說講話沒重點？如何凸顯自己的優勢又不會讓別人覺得反感？成熟大人必備的3個說話基本功

這集是 Bryan 一個人講。

怎麼做

  1. 先備好老闆常問的題目

    Bryan 把老闆問自己、問同事的問題記下來，發現大概不出 10 個。平常做事時就拿這些問題自問一遍，被問到就不容易慌。

  2. 反應慢也沒關係

    會講話不等於反應快。慢慢講、頓一下、先複述老闆的問題，都比急著回答然後講得零零落落好。

  3. 先講結論再講原因

    用金字塔結構，先把老闆最在意的結果講完，讓他安心，再回答他追問的細節。

  4. 講優點的四個說法

    講熱情與興趣、講投入的時間心力、講在某個小範圍相對不錯、把優勢連到對方能得到的幫助。四種都不用說「我很強」。

  5. 糾正部屬靠敘事

    主管和部屬不要站在對立面，改成同一國，一起對付進度、客訴這類共同的魔王。Bryan 說這不是口才變好或變溫柔，是換了一個看待彼此關係的角度。

逐段聽

點時碼直接跳到原片的那一段。

01:50老闆一問就卡住平常講話正常，老闆突然丟問題卻結巴；Bryan 說自己以前也這樣，第一個原因在心態：把老闆發問當成被老師考試
04:53記下老闆的問題每個人講話都有慣性，老闆也是；先別懊惱，把老闆問自己和問同事的問題記下來。他在美國怕聽不懂英文才開始記，結果發現常見問題就那些
07:17平常就自問做事時想著老闆現在出現會問什麼，把那些問題問自己一遍；這跟台風、口才關係不大，是看懂局。越怕老闆越要了解他
09:10不求快會講話不等於反應快；慢慢講、頓一下、複述老闆的問題，或說待會再回報。舉張忠謀、Amazon 的 Jeff Bezos、比爾·蓋茲說話也不快
12:36熟練說話結構從作文的起承轉合談起，Bryan 最常用金字塔結構；舉工廠設備事故的例子，先講有沒有人受傷、設備有沒有壞、訂單會不會延誤，再補原因
17:30其他結構與英雄旅程意見對立用正反合，另有理想現實建議、規則事實結論、過去現在未來；說故事可套英雄旅程，舉蜘蛛人與哈利波特
20:22講優點不討人厭從小被教要謙虛，但寫自傳、面試、替團隊爭取考績時都得講；宣傳自己不等於自大，關鍵在修辭
23:11方法一：熱情與興趣不說「我很強」，改說自己對這個領域很有熱情、很早就有興趣；也不要貶低別人來襯托自己
25:09方法二：講投入拿餐廳強調湯燉 7 個小時、豬腳燉超過 5 個小時當比喻；只講自己和團隊花了多少時間心力，客觀又不自誇
27:29方法三：相對的優勢不說自己是大師，改說在大型專案的資訊系統導入與流程建置有點心得；面試被問英文，就說跟大學時大部分工程科系的同學比相對有自信
29:33方法四：連結對方被稱讚時補一句「遇到問題歡迎來找我」，讓優勢對別人也有好處，大家才樂見你好
33:12新主管怎麼糾正人剛升主管要盯進度、糾正、教導；有人不好意思講，累積到爆炸，有人一講就吵起來
35:30敘事：對立的角色主管把自己當守門員、部屬當對手，帶好幾個人時他們還會團結起來對抗你；問題在角色怎麼界定，不在講話客不客氣
37:20看板與共同的敵人Bryan 在美國帶團隊被看不起，用看板把每個人的工作貼成便利貼，分成還沒開始、執行中、已完成，把進度當成大家共同的魔王
40:10換個方式講錯誤不說「又錯字」，改問簡報目前只有 80 分、少的 20 分在哪；客訴也問怎麼恢復該有的服務，讓部屬自己說出怎麼補
43:50三個基本功整理結構讓話有條理，修辭是包裝說法，敘事是改變你和對方的關係

原話

  • 「你反而要試著去找到你自己的說話節奏，如果你的反應不是那種快的，那你就慢慢講，以慢代快。」
    ▶ 10:12
  • 「誰規定老闆一問你馬上要回答？其實那是你自己給自己的一種壓力。」
    ▶ 10:27
  • 「不是強調自己很厲害，而是強調我對這件事情充滿熱情跟興趣。」
    ▶ 23:11
  • 「你不用跟人家講你多厲害多強，你只要強調我確實在這個地方投入很多。」
    ▶ 25:39
  • 「其實這不是講話客氣的問題，你要改變這個敘事，把它變成說你跟團隊是同一國的。」
    ▶ 37:04

名詞與人物

金字塔原理
一本麥肯錫前顧問寫的書，Bryan 用它說明金字塔結構：先講結論，再補充背後的原因
正反合
哲學裡的思辨方式，先講好處、再講問題，最後提出融合兩邊的做法，適合主持意見對立的會議
英雄旅程
好萊塢常用的說故事結構：平凡人遇到特殊事件，踏上旅程、克服挑戰，最後變得更成熟
敘事
這集指你怎麼界定自己和對方的關係；Bryan 說這嚴格說來不算口才，是用新的觀點去看眼前的挑戰

延伸

  • Bryan 認為在職場待得開不開心，有 60% 70% 是主管決定的：跟老闆處得好，同事關係馬馬虎虎也過得去；跟老闆常對著幹，跟同事再好也很痛苦。
  • 吃喜酒、聚會突然被 cue 上台時，可以照過去、現在、未來的順序講一段，聽起來就像有準備。