全部集數

046 · 2025-01-14 · 73:17

先理流程，再讓機器人接手

黃琇琳 Shirney（Aiworks 校長）

Shirney 談中小企業怎麼用不用寫程式的自動化工具省人力：先把工作流程梳理清楚，再交給軟體機器人，老闆也要敢花錢讓員工學。查理則拿自己錄音室的內容發佈與報表當案例請教。

▶ 在 YouTube 看

E　開始帶人

這一題：AI 會取代誰

046 黃琇琳 Shirney 的答案082 的張榮貴和 046 的 Shirney 替中小企業踩煞車：先找出最痛的點、先把流程梳理清楚，不是 AI 該解的就不要用，因為 AI 很貴。

同一題，別人怎麼答

  • 127李佳達不同意「會用 AI 的人取代不會用的人」，他說工作只要能拆成技能包，會不會用 AI 都會被複製。
  • 163張國洋再往前推一步，說焦慮的源頭不是 AI，是只靠一招。
  • 090 Sting 從使用的那頭講：他親手寫程式，做到第 80、90 個軟體時一天可以做一個，但問題問錯，AI 照樣做得很好，只是把缺點放大，產出的天花板是使用者本人的素養。
  • 147瓦基也說 AI 放大的是原本的方法論。
  • 155范大是業務版本：客戶自己查得到資料，業務剩下的價值是陪著客戶走。

這一題的結論三邊在回答不同的問題：李佳達和張國洋問「你的工作能不能被拆開複製」，Sting 和瓦基問「AI 到你手上之後放大了什麼」，張榮貴和 Shirney 問「這件事到底需不需要 AI」。

這集的 6 個重點

  • 先梳理流程，再談工具Shirney 把 AI 思維收窄成「能用在工作上的思維能力」，重點是先看懂自己的工作流程，再找出哪些能交給 AI 或自動化。她說很多人被問流程是什麼，只會答「把發票開出去」，其實中間有步驟、起點、終點與目標。
  • 機器人一板一眼，適合標準化的事自動化工具要先給規則與資料，它才照步驟跑，所以最適合已標準化、數位化、重複的工作，例如財務每月整合報表、簽核。需要人判斷的環節，她稱為人機協作。
  • 紙本作業要先數位化判斷一件事能不能自動化，她看兩個面向，先是可行性（第一項就是數位化程度），再是效益（花了多少工時）。她舉採購一年有 1,000 個小時在 key in 發票的例子。
  • 老闆要投資員工學習她抓的學習期大約兩個月，訓練好一個人能解放大約 20-30% 的工作時間。員工自己學常怕被塞更多事，所以她主張公司要鼓勵、獎勵會用工具的人。
  • 用資源號召，不用指派她看到做得好的公司是提供資源、看誰有興趣，而不是指派某人去做。她說了一位採購部門大姐，有二三十年經歷，第一個舉手來上課，之後影響了部門裡其他人。
  • 查理的內容發佈痛點一集切 3 到 4 支短影音，要手動傳到 FB、IG、TikTok、Shorts。Shirney 說機器人能模擬網頁上的操作，設定一次，之後只換內容；抓各平台數據也一樣做得到。

時間軸

點時碼從那一刻開始看。

01:24介紹來賓查理介紹 Shirney 待過 IBM 與 Digital River，現在是 Aiworks 校長；他最期待的主題是自動化帶來的降本增效。
03:45從工程師培訓轉型Aiworks 前身是 AppWorks School。AI 與自動化工具成熟後，數位技能不再只屬於工程師，所以轉做 AI 人才培訓，實體課以中小企業為主。
06:55不寫程式的自動化她用的是 Make 與 Power Automate 這類 No Code 工具，但需要變數之類的簡單邏輯。已輔導近 300 位學員，各種職能與資歷都學得會。
08:58為什麼老闆沒開始用門檻通常是沒人鋪好路、沒被套進自己的工作場景。她舉人資用機器人抓 LinkedIn 人選、整理進 Excel 的例子。
13:18怎麼養成 AI 思維比起知道工具能做什麼，更重要的是梳理、探索自己工作裡有哪些地方能交給工具。
15:11流程梳理與 SOP先建立流程的概念，再談 SOP 與共識。她提到優化流程的 ECRS，以及流程圖作為共同語言；梳理時順便標準化，再交給機器人。
18:47小企業的亂與 SOP查理說創業三年多，找過營運顧問，仍覺得內部有點亂。Shirney 說自己團隊一開始就把建立標準流程當基本門檻。查理說過了 0 到 1 就要面對規模化，第一步就是流程化。
23:57財務類的應用資料散在不同來源、格式每月都一樣，很適合交給機器人整合、比對、寄信。查理自己每月底要核對報表，覺得痛。
27:49人機協作金額大於 10 萬這類需要看一眼的項目，由人處理，其餘規則明確的交給機器人，她稱為人機協作。
28:36上手要多久她抓一般學習期大約兩個月，每週投入五六個小時就能上手，認真的學員一週花到十幾個小時。
30:09公司出錢讓員工學員工自己偷學，常怕學會就被塞更多事。她主張重賞會用工具的人，讓這些人去影響旁邊的人。
33:15降本增效不像短影音見效快查理說老闆敢砸錢做短影音，是因為馬上變現；降本增效看不到立即成效，卻是要預留預算去踩的新趨勢。
36:20留任與知識傳承Shirney 說學會工具能提高員工的價值感與留任率；流程交給機器人後，知識不會跟著離職的人走，新人接手也快。
39:37能不能自動化的兩道檢查可行性先看數位化程度，紙本要先數位化；再看效益，也就是花多少工時。採購一年 1,000 小時 key in 電子發票是她的例子。
43:00數位化用什麼工具中小企業多半找適合的 SaaS，或先把資料放進 Google 試算表。查理講到藥局把進貨寫在日曆上，Shirney 認為小店不一定要數位化，想擴大規模就不行。
46:19內容發佈與數據自動化查理想把短影音一鍵發到各平台，不想付昂貴的同步軟體。Shirney 說機器人能模擬網頁操作，也能定期抓各平台數據成報表。
52:13其他常見的場景專案時程與行事曆工時統計、每天進系統抓庫存這類資料擷取、指揮 Excel、串接 App 自動發信與回覆。
1:02:21持續學習與超級使用者工具進展很快，企業要鼓勵學習，讓 super user 彼此影響，把持續學習養成文化。
1:05:09怎麼帶出學習型組織預算要有，工具的錢不要省；提供資源讓有意願的人先走，而不是指派。她講了採購大姐的故事。
1:10:07業績之外的另一條路查理說企業成長不外乎增加業績與降低成本，降低成本最好的方式是 AI 自動化，也提到撥獲利的 5%、10% 的預算。

值得記的話

  • 那個思維本身我覺得就比較像是去梳理跟探索這些改變機會點的能力

    14:39

  • 它其實是很適合做已經被標準化然後數位化的事情

    24:57

  • 我們通常會叫它人機協作因為也不是真的說很多東西就直接機器人從頭做到尾

    27:49

  • 當你訓練好這個人他基本上他就是解放了他大概 20-30%的工作人力的工作時間

    31:42

  • 當我提供這個資源我創造了那個氛圍是我鼓勵大家學習我今天賦能大家

    1:06:14

名詞與人物

Aiworks
Shirney 擔任校長的 AI 人才培訓單位，前身是 AppWorks School，主打 AI 與自動化的企業訓練與顧問。
Make、Power Automate
Shirney 說她教的 No Code 自動化工具，不需要寫程式，靠拖拉與設定。
軟體機器人
跑在軟體裡、模擬人在電腦與網頁上操作的自動化流程，不是實體人形機器人。
降本增效
降低成本、提高效率，這集的主軸。
ECRS
優化流程的方法論，她說 E 是 Eliminate、C 是 Change、S 是 Simplify、R 是 Remove。
人機協作
規則明確的交給機器人，需要判斷的環節留給人。
學習型組織
老闆鼓勵並投資員工學新工具，讓學會的人影響其他人的公司文化。
super user
組織裡率先學會工具、帶動身邊同事的人。

這集沒展開的

  • 查理說他們錄音室的 NotebookLM 與 GPT 用法（寫訪綱、整理逐字稿寫文案）已經在用，下一步就是把發佈與報表自動化；他還說機器人已買好、尚未上線。
  • 查理說聽眾有需求可以到社群反映，他再分享錄音室平常用的發票、勞報單等軟體服務；這集沒有展開。

原片標題：如何透過AI及自動化工具打造高效工作團隊？Aiworks校長揭密企業數位轉型及降本增效的關鍵秘訣！ft. Aiworks校長 Shirney黃琇琳 @Aiworksbyaws【查理的創業化合物】