新人前五年該學的六項效率技能
Joe 接著上一集，建議剛進職場的人在前 5 年先練好六項提升效率的基本功：時間管理、專案管理、Excel、檔案存放、文件製作和表達能力。
主講 Joe 張國洋 · 讀 3 分鐘 · 原片 30 分 · EP122，2021-01-28 看原片 ↗
先知道
節目的題目提升工作效率，職場必修的6個關鍵技能
這集是 Joe 一個人講。
怎麼做
時間管理的重點是選擇
縮短工作時間的小技巧有極限，翻一兩本書大概就懂了。更長期的能力是理解老闆、排出優先順序，再用減法思維把重要的事做到極致，後面的事做到 50 分、60 分也可以。
專案管理是各行各業都用得到的底子
以前只有大公司才有專案，這幾年老闆臨時起意、跨部門拉人的任務越來越多。年輕時就有專案管理的概念，把突發任務排好、做好，之後的職涯會順很多。
Excel 是新人最該先練的軟體
新人很少需要上台簡報，Word 排版差也能矇混過去，但函數、公式、樞紐分析不會就是做不出來，效率會跟會的人差很多。
檔案存放與版本控制要早點建立
資料夾怎麼分、檔名怎麼取，決定舊檔能多快拿來重用。每一次改版都留著，老闆改完又想退回第一版時才不用重寫。
文件是別人對你的第一印象
格式亂、顏色亂、頁碼亂跳，讀的人會覺得你缺乏組織與邏輯。內容做完後，要再花差不多的時間想怎麼讓人一眼看懂，表單和圖表尤其如此。
表達能力決定你拿得到多少資源
點子再好，老闆不知道就等於沒有。寫文章、寫 email、提案、跟人聊天、報告進度、說服別人，都算表達。
逐段聽
點時碼直接跳到原片的那一段。
| 01:54 | 開場與上週回顧 | 延續上一集：新人要空出大腦、有效率做事、學會講老闆聽得懂的語言，今天接著聊第二點 |
| 04:16 | 前五年學六個技能 | 有效率做事涵蓋的東西很多，什麼都學最後什麼都不精，所以建議職場前 5 年先學最核心的 6 個 |
| 05:02 | 一、時間管理 | 縮短時間終究有極限，更重要的是理解老闆、替老闆交代的事排優先順序 |
| 07:11 | 減法思維 | 待辦池一直有新事進來，重要的事做到老闆驚訝的程度，排後面的做到 50 分、60 分就好，才能抓大放小 |
| 09:05 | 二、專案管理 | Joe 和 Bryan 都是專案管理顧問；大概 15、20 年前只有大公司才有專案，這幾年各行各業的學員都冒出來，年紀也越來越輕 |
| 11:29 | 臨時任務都是專案 | 老闆臨時有點子、從各部門拉人去做，就是專案；年輕時學會專案管理，往後換到哪裡都用得上 |
| 13:15 | 三、Excel | 新人頭幾年相處最久的是 Office，簡報和 Word 都比較容易矇混，Excel 的函數、公式、樞紐分析不會就是不會 |
| 16:06 | Joe 的第一份工作 | 剛進公司前兩個月，老闆請他把合約圖面的柱子資料整理進 Excel；擅長 Excel 就能整理得又快又好，還能留下好印象 |
| 17:56 | 四、檔案存放機制 | 實體文件、硬碟檔案和版本控制都要整理，例行的工作才能拿舊檔快速重做 |
| 19:51 | 版本控制 | 老闆改完又要退回第一版時，沒留舊版就得重寫；Joe 自己會留下每一次上課的投影片 |
| 21:57 | 五、文件製作 | 文件是別人認識你的第一關，格式混亂會被認為缺乏組織與邏輯；內容做完還要花時間想怎麼呈現 |
| 24:27 | 六、表達能力 | 有想法卻沒人知道等於沒有，要能輸出；文字、說話、說服、簡報都算，也會影響能不能要到資源 |
| 27:51 | 總結 | 把六項再列一次：時間管理、專案管理、Excel、檔案存放、文件製作、表達能力 |
原話
名詞與人物
- 減法思維
- 待辦事項太多時，只把最重要的幾件做到極致，排後面的事降低標準甚至忽略
- 版本控制
- 每次改版都另外留檔，萬一老闆想退回前面的版本，還找得到
- 臨時性任務
- 老闆忽然有點子，從幾個部門拉人去做，Joe 說這就是專案
- 樞紐分析
- Joe 跟函數、公式並列的 Excel 功能，不會就是做不出來
延伸
- EP110 聊過怎麼講老闆聽得懂的語言，是新人三個重點的第三項
- EP120 講怎麼空出大腦，是新人三個重點的第一項；這集講的有效率做事是第二項