外商 Email 越短越口語越好
YouTube 標題：EP41 | 外商Email黃金加強班來了! 如何寫出簡單卻具說服力的外商Email ? (下)
接著上集，抹布介紹四個把 email 寫簡明的原則：寫少、像講話、講直接、先讓人看得下去。雪柔、Letitia、琳恩補上各自碰過的老闆和寫信習慣。
重點
- 理由要寫，但別寫成小說琳恩問結論後面的過程要列幾點。抹布說沒有固定數字，點數要夠撐起結論；寫太省，有些公司會直接質疑你。細節太多就放附件或連結，要看的人再去看。
- 口語派：寫得像講話抹布說真正的老闆越寫越少，連 Dear、Hello 都省；雪柔說她老闆常常只打「ty」，Letitia 的老闆結尾只打「BR」。
- 少即是多，句子要短太長的信點開後會先放一邊，雪柔就是直接丟進待讀。抹布舉例，ASAP 可以直接寫 now，或寫明「before next Monday」；very、that 這類字能刪就刪。
- 像講話一樣寫不要為了避免重複而換一堆同義詞，讀的人還得自己把它們歸成同一件事。Letitia 補充，有些客氣話其實是婉拒，例如「I will bear it in mind」。
- 直接，不要模稜兩可不同意也可以用「Let me give you another idea」帶出自己的想法。讀信的人最煩的是看完不知道你到底要還是不要。
- 看起來好讀，比用詞更先決定要不要被讀段落短、分點，感覺會短很多。雪柔與琳恩建議重要的信寫完先離開十分鐘，回來再看。
時間軸
| 00:07 | 理由要列幾點琳恩問過程要寫幾點。抹布說理由要夠撐起結論，沒有固定數字；寫太少，對方會回信質疑 |
| 01:28 | 細節放附件該寫的還是要寫，太多的細節放雲端連結、附件或投影片，要的人再去看 |
| 02:18 | 長信不分國籍抹布說很多美國人也寫長信，雪柔好奇他們哪來的時間；雪柔另提醒，簡單的回覆不必套這種排法 |
| 03:53 | 口語派登場抹布介紹另一派：老闆越寫越少，連 Dear 都沒有，雪柔與 Letitia 各舉了老闆只打 ty、BR 的例子 |
| 04:56 | 客套開場太多先謝過所有人、再誇一輪團隊的信，進度更新時會被直接跳過；第一封給陌生人的信才適合稍微客氣 |
| 06:33 | 簡化運動以前的商用書信英文很正式，但現在大家要的是簡單清楚；抹布開始講幾個要點 |
| 07:20 | 少即是多信越短越有人看，句子越短越好懂，國中英文就夠；可刪的字有 that、very，ASAP 也可以換成 now |
| 11:07 | 像講話一樣寫別用一堆同義詞換字，讀的人要自己歸納；非母語者換字還可能換出不同的意思 |
| 12:58 | 話中話Letitia 說有些客氣話其實是婉拒；抹布接著說，自己寫的時候要盡量避免，別讓人揣摩上意 |
| 15:09 | 兩個原則會不會牴觸雪柔覺得「寫短」和「寫口語」互相衝突，抹布認為兩者相輔相成，寫給客戶時用詞可以正式但不必換字 |
| 16:10 | 直接一點不同意時，與其只說不喜歡，不如用「This is an interesting idea」「Let me give you another idea」把想法拿出來 |
| 18:25 | 別寫成兩面討好看完不知道是要還是不要最困擾，這種信多出現在大老闆；雪柔認為有人是故意寫模糊，抹布則建議最後要表明偏向哪一邊 |
| 19:26 | 看大於寫大家先掃過整封信才決定要不要讀；開頭簡單、段落短、用 bullet point，感覺會短很多 |
| 21:49 | 寫完先離開一下雪柔寫重要的信會先離開十分鐘再回來看；琳恩也推薦，抹布則說技術性長信要把結論放前面，並依讀者的順序排挑戰 |
| 25:19 | 即時通訊時代的 email工作上有即時通訊，訊息可以很短，但 email 仍要留存檔、表明在處理；老闆的一句話比誰都管用，信也要像紅綠黃燈一樣表明態度 |
值得記的話
「你不寫他怎麼知道 他不會通靈」01:28
「let's do it before next monday 就是再更清楚一點」10:37
「但正式一點不代表說你要用很多同義詞去代換」15:55
「你怎麼樣讓這個信看起來好讀這件事情很重要」20:03
「有時候就是一句話而已 那句話比所有人都有用」26:08
名詞與人物
- 口語派
- 抹布替「主張 email 寫得像講話、越短越好」那一派取的名字
- Less is more
- 抹布整理的第一個原則：信短、句子短，刪掉 that、very 這類可有可無的字
- Write like you speak
- 第二個原則：用口語的詞，不要為了避免重複而換同義詞
- Be direct
- 第三個原則：不同意就講，並且表明立場，不要寫成讓人猜的兩面話
- Look before you write
- 第四個原則，抹布稱為「看大於寫」：寫之前、寫完都先看版面好不好讀
- ASAP
- as soon as possible 的縮寫；抹布覺得意思就是 now，不如寫明期限
- ty / BR
- 雪柔、Letitia 的老闆常用的縮寫，分別是 thank you 與 Best Regards
- 話中話
- 看似客氣、實際在婉拒的說法，例如「I will bear it in mind」
- bullet point
- 把內容分點列出，讓同樣的資訊讀起來比較短
延伸
- 這是上集的下半場。上集講把問題和結論放在第一段、過程往後放，這集開頭琳恩問的「過程要寫幾點」就是接著那個結構問的。
- 抹布說這幾個原則網路上教簡明 email 的文章大多也有提到，並提醒不同公司風格不一，先試試看。