行政人員怎麼從日常品變精品
培訓講師周純如從公司小秘書一路做到董事，談行政怎麼靠主動與細節創造價值、怎麼談薪水與轉職，也給還在摸索的新人一些建議。
來賓 周純如 · 主持 Bryan 姚詩豪 · 讀 5 分鐘 · 原片 62 分 · EP129，2021-03-01 看原片 ↗
先知道
節目的題目把自己從日常品變精品！從秘書進化為董事的成就之路
這集是訪談，來賓是 周純如。
怎麼做
別靠年資，要做出差異點
周純如說行政很容易被便宜的人取代，做到 10 年或 15 年，公司加的薪水若只是在紀念年資，遲早撐不住。舉的例子是把奉茶這種小事做成有紀錄、有後續的服務，讓自己從日常品變成精品。
把成本變成創價
以業務助理為例，報價單先羅列再追蹤，開口問「有沒有需要我協助」而不是「進行得如何」；客戶來電時先接住，詢問優惠時替業務講話。這樣工作的效益才會跟成交連在一起。
熟悉的環境裡學不熟悉的事
公司有新部門或新專案，就主動要求去當那邊的助理，一路擴張版圖。周純如自己就是從助理一步步做到管理部副理。
薪水看貢獻，不看年資
具備 5 萬塊的能力，老闆才會讓你領 3 萬塊；談加薪前先估算自己替公司創造多少價值，再請老闆把肯定反映在薪水上。
溝通換個說法就不同
催表單時把「提醒」改成「溫馨提醒」，講出背後是老闆要看；周純如當年為了等副總的進度等到晚上 10 點，之後對方再沒晚交過。
從執行者走向幕僚
行政負責的是執行責任，特助、幕僚要扛成果責任，事情要在老闆開口前就規劃好。對還沒找到方向的新人，周純如建議先進產業、看遍各部門，再挑有興趣的補強。
逐段聽
點時碼直接跳到原片的那一段。
| 01:24 | 開場與來賓 | Bryan 介紹周純如：從公司小秘書做起，後來做到科技業董事，長年幫助台灣的秘書與行政。 |
| 03:40 | 行政能做一輩子嗎 | 周純如認為行政是事業版圖的開端，要從日常品變精品；以奉茶為例，自己做訪賓飲用品登錄表，記下客戶的喜好，奉茶時直接說出來。 |
| 07:41 | 業務助理的創價 | 報價單先羅列、再追蹤，問法要是協助而不是監督；客戶來電要能先回應，客戶問優惠時替業務講好話。 |
| 14:33 | 內向也做得好 | 行政做得好的關鍵是向心力，不是個性外向；要懂公司賣什麼，從就業心態轉成創業心態，把自己的位置看大。 |
| 18:20 | 行政的職涯走法 | 寧可在熟悉的環境學不熟悉的事，公司有新部門就主動要求去當助理，例如從研發助理、業務助理做到管理部助理，一路擴張版圖。 |
| 20:48 | 行政怎麼談薪水 | 先站穩、拿貢獻度而不是年資說話；能力要先到位，老闆才會給對應的薪水，可以自己估算替公司創造的價值。 |
| 24:13 | 轉職的切入點 | 內部轉比較容易，可以往管理部、秘書處、人事、採購、總務、企劃去；對外則要多補產業需要的技能與知識。 |
| 26:19 | 老闆想要什麼 | 老闆希望行政主動回報；員工只做被檢核的事，所以交辦後要請對方列出來確認，也要多學公司業績與競爭對手的資訊。 |
| 28:13 | 替公司省罰款的故事 | 周純如當總經理秘書時，公司每月因為沒進用身障人士被罰；人資發信問同仁沒人回，周純如再提議設撫恤金當福利，老闆點頭後，有六人回覆。 |
| 32:04 | 微差力 | Bryan 說當顧問 20 年只碰過一次：南港一家藥廠的秘書記得他下午只喝茶。周純如接著說，帶客戶進會議室時多一句「謝謝您今天來」，差異就出來了。 |
| 37:10 | 好老闆與 1-3-5 | 先定義自己留下來的條件；工作覺得沒意義時，每天做 1 件挑戰、3 件有經驗、5 件熟能生巧的事，並把熟的事帶給別人。 |
| 39:48 | 獎金機制與跨出去 | 周純如當客服主管時替客服同仁另設獎金機制；也提醒行政一句稱讚就有動力，但常不敢跨出不熟的領域，要主動補位。 |
| 42:42 | 跨部門的催收話術 | 催東西不要寫「提醒」，改「溫馨提醒」並講出背後原因；周純如曾在公司等副總到晚上 10 點回報，之後副總再也沒有晚交。 |
| 50:04 | 從行政到特助 | 行政負責執行責任，幕僚要扛成果責任；以過年送客戶禮物為例，要在老闆問之前就依客戶貢獻度規劃好。 |
| 54:43 | 給迷惘新人的建議 | 先進產業、觀察各部門，找到有興趣的再額外補；周純如從研發助理做檔案管理，延伸到管理部，最後成為管理部副理。 |
| 58:59 | 行政是好基本功 | 先有能安心領薪水的環境才有餘力學習；上班有薪水還有人教，累積的技能都是自己帶得走的。 |
原話
名詞與人物
- 日常品／精品
- 周純如的比喻：只靠年資、可被便宜替代的行政是日常品，做出差異與專業的才是精品。
- 訪賓飲用品登錄表
- 周純如年輕時自製的表，記下訪客的姓氏、職稱、公司、喜好飲品與特殊需求，奉茶時就能說出對方的偏好。
- 成本變創價
- 行政是公司的成本支出，但工作若能促成成交、替公司省錢，就從成本變成創造價值。
- 一人銷售全員服務
- 業務不在時，助理接客戶電話也要先主動協助、確實轉達，讓客戶覺得全公司都在關心他。
- 1-3-5 工作法
- 每天做 1 件有挑戰的事、3 件有經驗的事、5 件熟能生巧的事，並把熟能生巧的事帶給別人。
- 執行責任／成果責任
- 行政把交辦的事做好是執行責任；幕僚還要負擔策略制定之後產出的成果。
- 微差力
- 周純如的說法：一句謝謝這類小動作，就讓你跟別人不一樣。
延伸
- Bryan 說他去年讀馬斯克與貝佐斯的傳記，發現兩人身邊的二號、三號人物其實是行政出身，做事非常細，後來做到副總裁等級。
- 周純如搭計程車時讓司機決定路線，說那是司機的專業，自己反而認識了新的路；拿這個例子說，很多人用舊思維做事，忘了尊重別人的專業，自己也就不會成長。
- 高階幕僚除了執行，還要學公司的管理制度、流程與表單規劃，並從流程裡找出可以精簡人力的地方。