EP41（上）2023-08-10（上架）28 分鐘

外商 email 把結論放最前面

YouTube 標題：EP41 | 外商Email黃金加強班來了! 如何寫出簡單卻具說服力的外商Email ? (上)

抹布、雪柔、琳恩、Letitia 先聊 email 常見的雷，再講怎麼寫得簡明：把問題和結論擺在第一段，推論與過程往後放，還拿它跟 STAR 比了一下。

重點

工作離不開 email抹布說每個人最常做的事大概就是做報告和寫 email，沒辦法腦波同步，就得靠信溝通。他也說在台灣公司那段時間少寫英文信，很快就退步，但要寫給客戶和大老闆時又得寫好。
最常見的雷是太長雪柔舉的例子是又長又不分段、沒有重點標示。她還算了一筆帳：一封信讀 5 分鐘到 10 分鐘，寄給 20 個人，公司就花了不少資源在這封信上。
讀信的人要省時間抹布認為寫簡明最重要的是替 reader 省時間，否則對方會覺得直接開會比較快，寫信的功夫就白費了。
問題、結論、推論、下一步抹布的結構是第一句寫問題，第二句寫結論，接著才放推論步驟和參考資料，最後寫 Next Step。他自己稱為「躁鬱症法」，假設讀的人沒耐心，看到答案就夠了。
寫信的人容易本位雪柔觀察到剛工作的人常把辛苦的過程擺在前面，其實收信的人想先知道到底解了沒有。
寫完再重排抹布寫完信會花一兩分鐘，把問題與結論搬到前面、推論和下一步往後放；外面的 email 建議還會叫你把後面改成 bullet point，太長的一點再縮成一句。

時間軸

00:13	開場與主持人自介抹布開場，說工作最常做的是報告和 email；雪柔、琳恩、Letitia 各講一句對 email 的感想。
04:19	最常見的雷：太長落落長、不分段、沒有標重點；雪柔算一封信寄 20 個人的成本，抹布說太長的信會讓人焦躁。
05:39	太活潑與太正式Letitia 看過用一排遊戲把手分隔段落的信；抹布說早期公司內部像社團；雪柔說寫給越大的老闆越要講究。
06:56	CC 與收件人順序抹布問 CC list 的講究是否過時；有人因為被放在 CC 生氣，CC 對方的老闆也像在 escalate；琳恩公司曾用 Word 檔排位階順序。
09:13	用字艱深的老闆琳恩的老闆英文字很艱深，要不要找 second source 的信看不出意思，找了四五個同事一起討論。
10:06	糟糕的標題信太長，標題和內容早就對不上；聽眾討厭一堆 Re: 把標題擠到後面；現在信箱會提醒標題空白。
11:15	簽名檔與寄錯信抹布聽過同事換公司後手機沒改簽名檔；雪柔比較 Outlook 與 Google 的雲端分享，後者寄錯還能關掉連結。
13:12	3000 人群組的回信災難抹布在 Apple 看過寄給至少 3000 人的群組，大家回信要求退出名單，再有人回 ditto，信回了兩百多封。
13:46	簡明是為了省時間抹布回到主題，說寫信要替 reader 省時間；雪柔提醒縮寫太多也讓人看不懂，抹布說大群組要確保大家都懂。
14:53	TL;DR 的用法外商常在群組信最前面用粗體標 TL;DR，說明誰需要看；抹布說要看公司有沒有人在用。
16:58	信要縮短的兩種心態一派覺得信要寫得資訊豐富，順便刷能見度；另一派怕讀的人抓不到重點。抹布說這個方法以前講過，有人來信問才重講。
17:59	Executive summary 懶人包Daily update 把今天的更新放最前面，之前的灰掉或藏起來；抹布提出「大家都有躁鬱症」的假設。
19:04	開門見山的結構先寫問題，第二句寫結論，再放推論步驟、參考資料，最後寫 Next Step 或 checkpoint。
20:24	雪柔的 bug 範例雪柔對照兩種寫法：一種從花了一週、找了廠商的過程寫起，另一種先講找到三個解法、目前傾向第二條路。
22:42	寫完再重新編排一封信講好幾件事也照這個格式排，最上面放 executive summary；寫完任何信都拿這個架構重看一次，把問題結論搬到第一段，還沒有結論就在第一句寫 no conclusion yet today。
26:13	跟 STAR 的差別STAR 是要看過程的推論，email 要的是結果，所以要把結論往前提；過程還是得寫，只是放後面，越高階的人時間越少。

值得記的話

「大老闆還是很喜歡寫英文不管他寫好不好」01:35

「就代表他花了這個公司這麼多資源在這一封信上欸」05:08

「我覺得最重要是你的 reader 要省時間」14:02

「大家總是會比較習慣在寫信的時候是一種本位主義」20:42

「其實都可以用這個架構重新再看一次」23:39

名詞與人物

Executive summary: 放在信件最前面的懶人包，把今天的更新和結論先講完
TL;DR: too long don't read 的縮寫，標在群組信前面，讓用不到的人知道可以跳過
躁鬱症法: 抹布自己的說法：假設讀信的人沒耐心，所以先給問題和結論
開門見山法: 抹布對同一種結構的另一個說法：問題放第一，結論放第二
Vague request: 讓人看不出到底要什麼的模糊請求
CC list: 副本收件人；節目聊到放誰、排誰前面，有些公司很在意
ditto: 大群組信裡有人回「同上」，跟著回信的人一多，信就越回越長
STAR: 回答經驗題的架構（情境、任務、行動、結果），抹布說很多集以前講過

延伸

抹布說以前在 Clubhouse 分享過這套寫法，有朋友來信說 podcast 好像沒講過，才再講一次；片尾他說還準備了另一個方法，接在下集。
雪柔提到前幾集有聊過溝通的邏輯，抹布想到更早有講 STAR 方法，兩者的取向不同：STAR 看過程，email 看結果。